دورات

Home المنتديات الأرشفة الألكترونية أيهما أفضل الأرشفة العادية أم الأرشفة الالكترونية

أيهما أفضل الأرشفة العادية أم الأرشفة الالكترونية

هذا الموضوع يحتوي على رد واحد و مشاركَين وتمّ تحديثه آخر مرة بواسطة  محمد غانم قبل 3 سنوات، 9 شهور.

مشاهدة مشاركاتين - 1 إلى 2 (من مجموع 2)
  • الكاتب
    المشاركات
  • #2614

    mariouma
    عضو

    <p style=”text-align: right;”>أفضل الأرشفة العادية لأنها أسهل وأسرع ما رأيكم؟</p>

    #2703

    أهلاً بك يا أخت مريم، وأود أن أبين بأن الأرشفة الالكترونية باتت هي الخطوة المهمة التي يجب على كل مؤسسة مهما كانت صغيرة أو كبيرة أو نوعها أو طبيعة الخدمات التي تقدمها في المجتمع، بل وحتى الأفراد وجدوا بأن حفظ مستنداتهم الشخصية والخاصة هو أفضل بكثير من حفظها يدوياً، لا سيما وأنها في الحالة الثانية تكون في متناول اليد وعرضة للتلف، وقد قدمت في المحاضرة الخاصة في دورة الأرشفة الالكترونية التي عرضتها في مركز التعليم المستمر جملة من عيوب الأرشفة اليدوية أذكرها لك هنا وهي:

    أعداد الوثائق والمستندات في نمو مطرد وشبه يومي. كما تنمو الحاجة إلى مساحات لحفظ هذه الوثائق. الأمر الذي يعني الحاجة إلى تكاليف شراء خزائن الحفظ. يصرف الموظف 40% من وقته في البحث عن المعلومات. المستندات ليست في مأمن من الضياع والتلف والسرقة والحريق. صعوبة تداولها بين الموظفين المعنيين، كشؤون الأفراد، وهيئة المديرين، والشؤون المالية، والمشتريات، وغيرها من الإدارات التي يحتاج موظفوها العودة إلى المستندات وتداولها فيما بينهم. صعوبة البحث عن مستند بعينه، وقد تستغرق عملية الوصول إليه وقتاً طويلاً. كثيراً ما يتطلب الأمر ربط بعض المستندات ببعضها، مما   يعني إخراجها من ملفاتها وتصويرها، مما يعني التكرار. وقد يفقد المستند الأصلي أهميته في حال وضع ملاحظات على الصورة.  الأرشفة اليدوية تحتاج إلى نظام فهرسة يدوي، مما يعني المزيد من الوقت في كتابة المزيد من البيانات المتعلقة بهذا المستند.  لا يساعد الإدارة والعاملين من التطور في تيسير الإجراءات وتطبيق الرقابة على الأداء، وتحري الجودة.

    وفي مقابل كل عيب من عيوب الأرشفة اليدوية هناك ميزة في الأرشفة الالكترونية والتي على رأسها سهولة التحول إلى الحكومة الالكترونية بل والذكية والمقدرة على التفاعل مع الجمهور من خلال تصميم أنظمة حفظ وثائق ونماذج يمكن للجمهور التعامل معها مباشرة ونيل الخدمات الحكومية بكل سهولة، تماماً كما يحصل أنظمة عمل البلدية والمرور والجنسية والإقامة واستخراج بطاقة الهوية، فتخيلي الأمر قبل عشرين سنة كما كان يتم وكيف أصبح اليوم بفضل التقدم في هذا المجال وإدخال هذه الأنظمة.

    أتمنى أن أكون قدمت الإجابة الوافية لك مع فائق احترامي وأرجو ألا تحرمينا من مشاركاتك في إغناء هذا الموقع بكل ما هو مفيد لكل من يصل إليه.

     

     

    صعوبة نقلها في حال انتقال المؤسسة إلى مبنى آخر.

     

     

مشاهدة مشاركاتين - 1 إلى 2 (من مجموع 2)

يجب تسجيل الدخول للرد على هذا الموضوع.

الحقوق محفوظة لموقع دورات ©